保有個人データの取り扱いについて
(個人情報保護法等に基づく「本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）」に置く事項)
※「保有個人データ」とは、電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成した情報の集合物又は一定の規則に
従って整理、分類し、目次、索引、符合などを付すことによって特定の個人情報を容易に検索できるように体系的に構成した
情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去
及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するものをいいます。詳しくは、「個人情報苦情及びご相談窓口」までご連絡ください。
- １.個人情報取扱事業者としての名称及び住所並びに代表者の氏名
- 名称：株式会社山陽計算センター
- 住所：〒700-0986 岡山市北区新屋敷町1-1-18 山陽新聞新屋敷町ビル４F
- 代表者の氏名：代表取締役 高見 幸義
- ２.個人情報保護管理者及び連絡先
- 杉村 伸悟（連絡先は下記「個人情報苦情及び相談窓口」）
- ３.すべての保有個人データの利用目的
- (1) お客様の個人情報
- ・お客様（委託元）からの委託された給与計算、帳票印刷等の受託業務の遂行のため
- ・お客様（委託元）からのシステム開発・運用・保守等の業務の遂行のため
- (2) お取引先様の個人情報
- ・お取引先様との間のご契約内容を適切に管理するため
- (3) 株主の皆様の個人情報
- ・会社法及び商法に基づく権利の行使・義務の履行のため
- ・当社から各種便宜を供与するため
- ・株主と会社の関係の円滑化を図るための各種の施策を実施するため
- ・各種法令に基づき所定の基準による株主のデータを作成する等、株主管理のため
- (4) 当社への入社を希望される皆様の個人情報
- ・ご応募いただいた方の採用、募集情報等の提供・連絡のため
- ・採用選考のため
- (5) 当社社員の個人情報
- ・業務上の連絡、社員名簿の作成、法律上の諸手続き(本人退職後も含む)、その他雇用管理のため
- ・人事選考、配属先および出向、派遣先の決定のため
- ・報酬の決定および支払い、税務処理、社会保険関連の手続き、福利厚生の提供のため
- ・ビデオ及びオンラインによるモニタリング等における安全管理措置のため
- ・当社PR又は宣伝資料等における当社PR又は宣伝活動等のため
- ・適正な健康管理のため(健康診断の結果等の労働者の健康情報については、法令に基づく場合を除いて、取得、利用又は提供を行いません)
- (6) 当社へお問い合わせ頂いた方の個人情報
- ・お問い合わせやご連絡内容を正確に把握し、お問い合わせに対応するため
- (7) 特定個人情報等
- ・源泉徴収票・支払調書作成事務、健康保険・厚生年金保険届出事務、雇用保険届出事務を法令に基づき適切に実施するため
- ４.保有個人データの取り扱いに関する苦情の申し出先
- ・「個人情報苦情及び相談窓口」（末尾に記載）
- ５.認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先
（当社が対象事業者となっている認定個人情報保護団体） - 一般社団法人日本情報経済推進協会 認定個人情報保護団体 事務局
- 〒106－0032 東京都港区六本木1－9－9六本木ファーストビル12 階
- TEL : 03-5860-7565、0120-700-779
- ６.開示等の請求等に応じる手続き
- 当社が保有する保有個人データ等について、利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加または削除・利用の停止・消去及び第三者への提供の停止・第三者への提供の記録の開示、保有個人データの安全管理のために講じた措置（以下、開示等という）に応じます。
- (1) 開示等の請求等の申し出先
- 「個人情報苦情及び相談窓口」（末尾に記載）
- (2) 開示等の請求等に際して提出すべき書面の様式その他の開示等の請求等の方式
- 下記を当社「個人情報苦情及びご相談窓口」まで、郵便又は宅配便でご送付ください。遅滞なく迅速に対応いたします。なお郵便又は宅配便以外の手段（直接のご来社、電子メール、FAXなど）での開示等の請求等は受け付けておりません。
- a) 当社指定の「個人情報開示等申請書」
- 添付のP D Fファイルをダウンロードしてください。(PDFファイル
)
- b) 本人確認書類
- 1)ご本人によるお申し込みの場合 ： 本人の公的証明書（写）
- 2)代理人によるお申し込みの場合 ： 下記の書類のうち該当するもののすべて
- ① 代理権確認書類
（法定代理人） - ・戸籍謄本その他その資格を証明する書類
（任意代理人（以下のすべて）） - ・当社指定の委任状（当社指定の委任状がお手元にない場合はご連絡ください。早急にご郵送します）※印鑑登録された本人の印鑑の押印がされたもの
- ・本人の印鑑登録証証明書
- ② 代理人の身元確認書類
- ・代理人の公的証明書（写）
- ③本人の身元確認書類
- ・本人の公的証明書（写）
- ※公的証明書（以下、アまたはイ）
- ア.以下のいずれかをひとつ
運転免許証、運転経歴証明書、旅券、個人番号カード（氏名と写真の表示がある面のみ）、在留カード、特別永住者証明書 - イ.以下の書類をふたつ以上
公的医療保険の被保険者証、住民票の写し、住民票記載事項証明書、年金手帳、後期高齢者医療の被保険者証、国家公務員共済組合又は地方公務員共済組合の組合員証、私立学校教職員共済制度の加入者証、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書 - ※ご提示いただいた本人確認書類は、以下の通り利用いたします。ご同意いただける方のみ、開示等の請求等をお願いいたします。
- ・当個人情報は、本人からの開示等の請求等に応じるために利用いたします。
- ・本人確認に必要のない要配慮個人情報については墨塗りするなどして判読できないようにしてください。
- ・法令に基づく場合を除いて、当個人情報を本人の同意なく第三者に提供することはありません。また、当個人情報の取り扱いを委託する予定はありません。
- ・本人確認書類等により本人確認が出来ない場合、開示等の請求等に応じられない場合がございます。
- c) 利用目的の通知、あるいは開示の求めに応じる場合の手数料の取り扱い
- 当社社外のお客様また個人様からの、利用目的の通知、あるいは情報開示のご請求に基づく事務の取り扱いに対しましては、１件につき500円の手数料をお支払いただきます。個人情報相談窓口にて交付の際は、現金をご準備ください。また、郵送の場合は、同額の郵便切手を同封ください。
- ７.保有個人データの安全管理のために講じた措置
- （基本方針の策定）
個人データの適正な取り扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しております。 - （個人データの取り扱いに係る規律の整備）
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定しております。 - （組織的安全管理措置）
個人データの取り扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しております。
個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しております。 - （人的安全管理措置）
個人データの取り扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
個人データについての秘密保持に関して従業者と契約を締結しております。 - （物理的安全管理措置）
個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しております。 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しております。 - （技術的安全管理措置）
アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しております。 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しております。 - （外的環境の把握）
個人データの取り扱いについては外国にある第三者には提供しておりません。
※注意事項
- ・郵送や配送途中の書類の紛失、事故による未着につきましては、当社では責任を負いかねます。
- ・必要事項を全てご記入下さい。書類に不備がある場合は、返送させていただく場合がございます。
- ・個人情報保護法の例外規定にあたる場合など、開示等の請求等にお答えできない場合がございます。
- ・内容により、お時間をいただく場合がございます。
- ・開示等の請求等にともない収集した個人情報は、開示等の請求等に必要な範囲のみで取り扱うものとします。提出して頂いた書面は当社で適切に廃棄いたします。
- ・「訂正等」、「利用停止等」の結果、該当するサービスがご利用いただけなくなることがあります。予めご了承下さい。
＜個人情報苦情及び相談窓口＞
〒700-0986 岡山市北区新屋敷町1-1-18 山陽新聞新屋敷町ビル４F
個人情報相談窓口：マネージャー 森下 伸弘
TEL：086-805-3415 FAX：086-805-3414
電子メール：privacy@sank.co.jp
(受付時間：月曜日～金曜日 祝祭日を除く 9時～18時)
〒700-0986 岡山市北区新屋敷町1-1-18 山陽新聞新屋敷町ビル４F
個人情報相談窓口：マネージャー 森下 伸弘
TEL：086-805-3415 FAX：086-805-3414
電子メール：privacy@sank.co.jp
(受付時間：月曜日～金曜日 祝祭日を除く 9時～18時)